Zoomの使い方をていねいに説明

Zoomとは?

今、コロナウィルス感染拡大を防ぐために企業ではリモートワークを積極的に進めています。今までリモートワークを本格的に導入していなかった企業も多く、いままさにその対応を進めています。テレワークを進めるにあたって、一番大切なのは「コミュニケーション」です。今までは、基本的には電話を使って話をしていました。資料を使ったり、複数の人とのコミュニケーションが必要な場合は、会議を行っていたと思います。

それがテレワークになると、複数の人間で集まる会議をどうやってやればいいのか、選択肢に迷うかと思います。そこで必要になるツールがオンラインミーティングツールです。LINEやMESSENGER、SKYPEなどでも複数の人間でミーティングができますが、使い勝手や機能を見ると、やはりZOOMが一番良いかと思います。Zoomは有料版、無料版がありますが、無料版でもテレワークに必要な機能が利用できます。当社は創業当時からテレワークをしているので、こういったツールを普通に使いこなしています。ここではテレワークにまず必要なオンライン会議アプリZoomをご紹介します。

Zoomは現在アメリカで最も使われているウェブ会議アプリです。離れた場所の相手と複数で通話ができるのでテレビ会議システムといえます。Zoomはパソコンと付属機器、あるいはスマホ、そしてネット接続環境があればどこでも利用可能です。

Zoomのメリット

ウェブ会議アプリにはSkypeなどたくさんのアプリがあります。その中でZoomのメリットはというと、「利用者全員がアカウントを持たなくても利用できる」という点にあります。また、ほかのテレビ電話などのように相手を呼び出す必要がないという点です。

Zoomは主催者側がアカウントを持っているだけで良く、参加者がアカウントを持つ必要はありません。Zoomで主催者と参加者を繋ぐの、主催者側から送られてくるURLにアクセスするだけでよいのです。また、なんといっても強力なのは「画面共有機能」です。自分の画面を相手の端末に移すことができるので、いわゆるプレゼンテーションがウェブ上でできる、というのが非常に強力です。

では、さっそくZoomの使い方をご紹介します。

 

Zoomの使い方~事前準備~

まず、Zoomをパソコンにインストールします。有料機能もあるのですが、基本的には無料機能で十分です。主催者としてZoomを使う場合はパソコンを使うことをお勧めします。また、カメラ・マイク・スピーカーを用意する必要があります。PCに付属していない場合は、別途購入する必要してください。

 

Zoomの使い方~インストール~

Zoomアカウントの作成

Zoomのダウンロードと合わせてアカウント登録をする必要があります。

まずは下記リンクにアクセスしましょう。

Zoom公式サイトはこちら 

アクセスしたら、メールアドレスを登録してアカウントを設定しましょう。「サインアップは無料です」をクリック。

メールアドレスを登録すると、メースアドレス宛に仮登録メールが届きます。メールから本登録のURLをクリックすると本登録も完了します。これだけでアカウント登録が完了です。無料なのでクレジットカードの登録もなく、安心して利用できます。

 主催者の準備

アカウント作成が終わった後に表示されるページに表示される「Zoomミーティングを今すぐ開始」をクリック。

すると以下の画面が出ます。「ダウンロードして開始してくださいZoom」をクリック。

 

 クリックすると自動的にZoomのインストールが始まります。これでZoomのインストールが完了します。数分でインストールは完了します。

 

参加者の準備

次にもう一方の利用者である参加者のZoomインストール方法について紹介します。主催者側から送られてくるURLをクリックすると、以下が表示されます。

 

「ダウンロード」をクリック。

これで会議に参加できます。参加者側も必要な機器さえ整えてください。

 

Zoomの使い方

Zoomを使う準備が整ったら、実際にZoomを使ってオンライン会議を始めましょう。セZoomを起動する方法は、デスクトップアイコンから起動するか、アカウント登録を行った公式サイトから起動することができます。ここではデスクトップアイコンから起動する方法をご紹介します。

 

デスクトップアイコンから起動

Zoomをインストールすると、デスクトップにZoomのショートカットアイコンが作成されているので、これをダブルクリックします。

まだログインしていない場合はメールアドレスとパスワードを入力します。Zoomを起動すると、以下の画面が立ち上がります。

 

 

My個人ミーティングの「開始」をクリック。

 

主催者の操作

通話画面が表示されると、下にバーが表示されますのでそれぞれ説明します。

ちなみに無料アカウントでは3人以上での通話の場合は40分以上の連続通話ができないという制限があります。ですので、会議は原則40分で終了するようにしましょう。

 

招待

バーの左側にある「招待」アイコンを使うと、通話する相手を招待することができます。「招待」を選択してください。

 

ここから会話に入るためのURL情報が得られます。クリックすると、このような画面が表示されます。

 

「招待のコピー」を選択することでコピーして、ほかのメールやSNSなどで送ることが可能です。画面左下の「URLのコピー」をクリックすれば招待URLをコピーできます。

参加者管理

「参加者の管理」アイコンで参加者の権限を操作することができます。参加者の音声をミュートにしたり、他の人の操作権限を設定することができます。

 

画面共有

この機能、一押しです。通話先とパソコンの画面を共有することができます。この機能は、「画面の共有」を選ぶことで使うことができます。

 

チャット

チャットもあります。通話をしつつ、チャットができます。「詳細」アイコンからは参加者のチャット機能制限が可能です。

 

レコーディング

 

この機能もなかなか強力です。レコーディングは通話の内容の録音、映像の録画が可能です。自分のプレゼンの反省に、会議議事録作成の資料として役立ちます。レコーディングアイコンをクリックすると、録画が始まります。

録画が始まると、メイン画面左上にこのようなアイコンが登場します。

 

左側の一時停止をクリックすると一時停止、右側の停止ボタンを押すと録画が終了します。通話が終わったタイミングでパソコン内にフォルダが作られ、自動的にデータが保存されます。

参加者はホストの許可を得ると録音および録画が可能です。

ミーティングの終了

 

通話を終了するには、「ミーティングの終了」を選択します。下記の新しいウインドウが開きます。

 

画面下の「全員に対してミーティングを終了」を選択し通話を終了します。この時同時に、レコーディングを実施している場合は録音データが保存されます。

 

 

まとめ

いかがでしょう? Zoomを使えばテレワークに必要なオンライン会議を実施することができます。打合せの際は、画面共有以外にも資料を教習する必要がありますが、これは現状はメールやファイル共有アプリを使用しましょう。無料でここまでできるので、本当に助かります。

 

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