コロナショックで普及するテレワークと真の成果主義

新型コロナウイルス感染拡大の影響は当初予測していたより、長期間にわたって続く可能性が出てきました。各国が行っている対策の第一優先は「人の移動」。

ウィルスは人が媒介しているという事実は紛れもなく、人が多く集まっているところで感染が拡大しているのですから、まず第一に人の移動を制限することは妥当といえます。

その一方、この人の移動が経済へ与える影響は非常に重いものです。かといってこのまま手をこまねいていれば、企業は存続すら危ぶまれる事態に追い込まれかねません。企業も生き残りをかけて、企業運営の仕組みを変える必要が出てきました。まず取り組まなければならないのはリモートワークです。

リモートワークとは?

ここ数年、働き方改革の具体的な方策として注目されるもので、従業員が自宅などで業務を行い出社しないでも仕事ができる。というものです。

リモートワークを浸透できる企業が生き残れる

業種によりリモートワークができる分野、できない分野があるかと思います。製造業では生産にかかわる業務は現時点では不可能です。ですが、経理部門、総務部門といったデスクワーク中心に業務を行っている部門は基本テレワーク可能です。

IT企業が先駆者

当社でもリモートワークを導入しています。スタッフにメリットについて聞くと、やはり通勤時間がないこと、通勤による疲労がなくなってより仕事に集中できることが大きいようです。特にIT企業の場合。プロダクツ制作はPCで行っており、開発環境を構築すれば、リモートワークは全く問題なく可能です。当社のエンジニア、プログラマは基本的にテレワークです。一部オフショアで海外拠点の制作会社に委託しておりますが、こちらの会社の方ともテレビ会議でお会いしただけです。それでもビジネスは回ります。

テレワークになじむには時間がかかる

一方、テレワークにも課題があります。1人で仕事をすることに慣れていない社員はよく通勤時間などのロス時間がないので、効率がよく集中できる半面、オーバーワーク気味に

なるため5日続けて仕事をすると精神的にかなり疲労が蓄積します。また、ひとりで仕事をすると雑談・気軽な相談する相手がいなく、煮詰まってしまうという問題もあります。

これらの問題は、経営側がテレワークしている人間の動向をチェックするだけでなく、従業員同士のコミュニケーションの場をオンライン上に設けるなどの試作が必要です。

当社では午前10時、午後3時にオンライン会議にあつまっていただき、休憩しながら雑談する場を設けています。

見方を変えるとビジネスモデルを変える大きなチャンス

今回のパンデミックは非常に重大な問題で先が見えないのは確かです。ですが、今回の危機をチャンスに変える良い機会ととらえることもできます。

 

テレワークで見えてくる今までのムダ

これまでオフィスに出社して業務をこなすスタイルでは、一日のなかで「価値を生み出す仕事」「価値を生み出さない仕事」がどれだけなのかわかりませんでした。残業をしている従業員も本当に必要で残業をしているのか?惰性で残業をしているのか実はわかりませんでした、

ですが、テレワークでは基本的に一日何をするのかは、毎日マネージャと約束をして行うようになります。そうすると、実は不要だった業務というものがあぶりだされます。

当社のベテラン従業員にテレワークをやってもらい時間分析をしたところ、なんと今までよりも圧倒的に効率がよく、従来8時間勤務でやってもらっていた仕事が平均4時間で対応してくれていました。

当社は前からテレワークを導入して約70%導入済みですが、今回の件で基本100%に移行します。そしてコロナショックが収束しても、それを維持する予定です。

多数の感染者と死者を出しているコロナショックはとてもネガティブな話ですが、そのなかにあえてポジティブな面を見いだすとすれば、これまでのムダな仕事、価値を生み出す仕事の顕在化が、働き方をよい方向に変えていく機会になることでしょう。これを生産性の向上に生かさない手はありません。

セルフマネジメントができない個人と企業に未来はない

リモートワークが一般化すると、マネジメント職はより成果主義的な方向にシフトするせざるを得ません。働き方は部下に一任し、アウトプットを出してくれればよいという方向になるでしょう。当社の場合成果物はプログラムなので明確です。ほかの業種もアウトプット主義になり、評価も成果の比重が高まるでしょう。

働く側は働き方の自由度が上がり成果のものさしで評価されるようになると、重要になるるのはセルフマネジメントです。これができないと継続的にパフォーマンスを上げることができません。セルフマネジメントがうまくできない個人や組織は今後、時代の変化に取り残される可能性が高くなっていくと思います。

まとめ

企業経営者として、今回のショックで呆然としている場合ではない!と考え、何ができるのか自問しつつこの時期を書きました。

Zoomの使い方をていねいに説明

Zoomとは?

今、コロナウィルス感染拡大を防ぐために企業ではリモートワークを積極的に進めています。今までリモートワークを本格的に導入していなかった企業も多く、いままさにその対応を進めています。テレワークを進めるにあたって、一番大切なのは「コミュニケーション」です。今までは、基本的には電話を使って話をしていました。資料を使ったり、複数の人とのコミュニケーションが必要な場合は、会議を行っていたと思います。

それがテレワークになると、複数の人間で集まる会議をどうやってやればいいのか、選択肢に迷うかと思います。そこで必要になるツールがオンラインミーティングツールです。LINEやMESSENGER、SKYPEなどでも複数の人間でミーティングができますが、使い勝手や機能を見ると、やはりZOOMが一番良いかと思います。Zoomは有料版、無料版がありますが、無料版でもテレワークに必要な機能が利用できます。当社は創業当時からテレワークをしているので、こういったツールを普通に使いこなしています。ここではテレワークにまず必要なオンライン会議アプリZoomをご紹介します。

Zoomは現在アメリカで最も使われているウェブ会議アプリです。離れた場所の相手と複数で通話ができるのでテレビ会議システムといえます。Zoomはパソコンと付属機器、あるいはスマホ、そしてネット接続環境があればどこでも利用可能です。

Zoomのメリット

ウェブ会議アプリにはSkypeなどたくさんのアプリがあります。その中でZoomのメリットはというと、「利用者全員がアカウントを持たなくても利用できる」という点にあります。また、ほかのテレビ電話などのように相手を呼び出す必要がないという点です。

Zoomは主催者側がアカウントを持っているだけで良く、参加者がアカウントを持つ必要はありません。Zoomで主催者と参加者を繋ぐの、主催者側から送られてくるURLにアクセスするだけでよいのです。また、なんといっても強力なのは「画面共有機能」です。自分の画面を相手の端末に移すことができるので、いわゆるプレゼンテーションがウェブ上でできる、というのが非常に強力です。

では、さっそくZoomの使い方をご紹介します。

 

Zoomの使い方~事前準備~

まず、Zoomをパソコンにインストールします。有料機能もあるのですが、基本的には無料機能で十分です。主催者としてZoomを使う場合はパソコンを使うことをお勧めします。また、カメラ・マイク・スピーカーを用意する必要があります。PCに付属していない場合は、別途購入する必要してください。

 

Zoomの使い方~インストール~

Zoomアカウントの作成

Zoomのダウンロードと合わせてアカウント登録をする必要があります。

まずは下記リンクにアクセスしましょう。

Zoom公式サイトはこちら 

アクセスしたら、メールアドレスを登録してアカウントを設定しましょう。「サインアップは無料です」をクリック。

メールアドレスを登録すると、メースアドレス宛に仮登録メールが届きます。メールから本登録のURLをクリックすると本登録も完了します。これだけでアカウント登録が完了です。無料なのでクレジットカードの登録もなく、安心して利用できます。

 主催者の準備

アカウント作成が終わった後に表示されるページに表示される「Zoomミーティングを今すぐ開始」をクリック。

すると以下の画面が出ます。「ダウンロードして開始してくださいZoom」をクリック。

 

 クリックすると自動的にZoomのインストールが始まります。これでZoomのインストールが完了します。数分でインストールは完了します。

 

参加者の準備

次にもう一方の利用者である参加者のZoomインストール方法について紹介します。主催者側から送られてくるURLをクリックすると、以下が表示されます。

 

「ダウンロード」をクリック。

これで会議に参加できます。参加者側も必要な機器さえ整えてください。

 

Zoomの使い方

Zoomを使う準備が整ったら、実際にZoomを使ってオンライン会議を始めましょう。セZoomを起動する方法は、デスクトップアイコンから起動するか、アカウント登録を行った公式サイトから起動することができます。ここではデスクトップアイコンから起動する方法をご紹介します。

 

デスクトップアイコンから起動

Zoomをインストールすると、デスクトップにZoomのショートカットアイコンが作成されているので、これをダブルクリックします。

まだログインしていない場合はメールアドレスとパスワードを入力します。Zoomを起動すると、以下の画面が立ち上がります。

 

 

My個人ミーティングの「開始」をクリック。

 

主催者の操作

通話画面が表示されると、下にバーが表示されますのでそれぞれ説明します。

ちなみに無料アカウントでは3人以上での通話の場合は40分以上の連続通話ができないという制限があります。ですので、会議は原則40分で終了するようにしましょう。

 

招待

バーの左側にある「招待」アイコンを使うと、通話する相手を招待することができます。「招待」を選択してください。

 

ここから会話に入るためのURL情報が得られます。クリックすると、このような画面が表示されます。

 

「招待のコピー」を選択することでコピーして、ほかのメールやSNSなどで送ることが可能です。画面左下の「URLのコピー」をクリックすれば招待URLをコピーできます。

参加者管理

「参加者の管理」アイコンで参加者の権限を操作することができます。参加者の音声をミュートにしたり、他の人の操作権限を設定することができます。

 

画面共有

この機能、一押しです。通話先とパソコンの画面を共有することができます。この機能は、「画面の共有」を選ぶことで使うことができます。

 

チャット

チャットもあります。通話をしつつ、チャットができます。「詳細」アイコンからは参加者のチャット機能制限が可能です。

 

レコーディング

 

この機能もなかなか強力です。レコーディングは通話の内容の録音、映像の録画が可能です。自分のプレゼンの反省に、会議議事録作成の資料として役立ちます。レコーディングアイコンをクリックすると、録画が始まります。

録画が始まると、メイン画面左上にこのようなアイコンが登場します。

 

左側の一時停止をクリックすると一時停止、右側の停止ボタンを押すと録画が終了します。通話が終わったタイミングでパソコン内にフォルダが作られ、自動的にデータが保存されます。

参加者はホストの許可を得ると録音および録画が可能です。

ミーティングの終了

 

通話を終了するには、「ミーティングの終了」を選択します。下記の新しいウインドウが開きます。

 

画面下の「全員に対してミーティングを終了」を選択し通話を終了します。この時同時に、レコーディングを実施している場合は録音データが保存されます。

 

 

まとめ

いかがでしょう? Zoomを使えばテレワークに必要なオンライン会議を実施することができます。打合せの際は、画面共有以外にも資料を教習する必要がありますが、これは現状はメールやファイル共有アプリを使用しましょう。無料でここまでできるので、本当に助かります。

 

テレワークこそ企業存続のためのキーワード

コロナウイルスの感染拡大によって、日本経済への影響が大きくなりつつあります。

多くの企業で時間差通勤、テレワークなどの諸策を講じ、リスクを最小限にする取り組みが始まっています。

しかし、テレワークについては制度としてはあるが、実際に実施していない企業がほどんどです。

 

IT企業では浸透しているテレワーク

一方当社を含めICTを積極に導入している企業では、以前からテレワークが普及しており、大手IT企業でも2020年1月の時点でテレワークを実施しています。

 

テレワークに必要なインフラ、ICTツール

これから急いでテレワークを実施しないといけない、という人事担当の方も多いかと思います。そういったかたのために

まず何を用意すればよいか?必要なものをリストアップします。

最低限必要なものは、WIFI環境、スマートフォン、暗号化PC、オンラインウェブ会議システムです。

従来コワーキングスペースがテレワークには必要とされていますが、コロナウィルス対策としてはリスクを増しますので、基本自宅勤務を想定するほうがよいでしょう。

スマートフォン

電話、メール、ネット接続という最低限のツールはスマートフォン1台で間に合います。購入が間に合わない場合は、暫定的に従業員の個人スマートをフォンを使うことを認めることも良いでしょう。

 

WIFI環境

業務をスマートフォン、PCで行う場合、データの通信が増大します。個人契約の場合、パケット量が増大するので

ポケットWIFIを支給することが望ましいです。また、自宅に光インターネットがある従業員はこちらの利用を認めても良いでしょう。

 

暗号化PC

個人所有PCは情報漏洩リスクが大です。暗号化PC支給が必要です。また、クロームブックなどは企業のICTサービスがクラウド上にある場合は積極的に活用できます。価格も安価です。

 

オンラインウェブ会議システム

ZOOM,SKYPEなど、通話、映像、画面共有機能を有したアプリが必要です。ウェブ会議は経験がなくてもトレーニングでスキルが身につきます。

 

クラウドICTサービス

社内の基幹業務をクラウド上に移行することをお勧めします。今回の感染が季節変化によって鎮静化したとしても、また翌年流行期になると同じような措置が必要になります。今のうちからクラウドサービスに移行することが将来的なリスク管理になります。

 

上記、緊急寄稿です

 

弊社は、設立当初から上記すべてを実施済みなので、特段業務スタイルの変更はありません。

こういった非常時でも従来通りの体制で業務を執行することはBCP上必須、といえる時代になりました。

 

リモートワーク導入についてお悩みがございましたら、お気軽にご相談ください。